Wann sich Zeitarbeit für Unternehmen lohnt

Ein zusätzlicher Auftrag, eine saisonale Spitze oder eine kurzfristig unbesetzte Schicht: Unternehmen brauchen manchmal Personal für einen begrenzten Zeitraum. Zeitarbeit kann diesen Bedarf wirtschaftlich abdecken, auch wenn der angebotene Verrechnungssatz über den direkten Lohnkosten einer eigenen Einstellung liegt. Entscheidend sind die gesamten Kosten für dieselbe Aufgabe und denselben Zeitraum.

Bei der Arbeitnehmerüberlassung bleibt der Personaldienstleister Arbeitgeber. Die Beschäftigten arbeiten während des Einsatzes in Ihrem Betrieb. Ihr Unternehmen vereinbart die Überlassung mit dem Personaldienstleister; das Arbeitsverhältnis besteht zwischen diesem und dem Beschäftigten. § 1 AÜG

Die Übersicht zur Personaldienstleistung hilft Ihnen, Arbeitnehmerüberlassung und Direktvermittlung anhand Ihres Bedarfs zu unterscheiden.

Welche weiteren Vorteile möglich sind

Ein Personaldienstleister kann die Suche und Vorauswahl übernehmen und dafür auf eigene Bewerberkontakte zurückgreifen. Das kann Ihre Personalabteilung entlasten und zusätzliche Kandidaten erreichen. Ob sich der Bedarf schneller besetzen lässt, hängt von Qualifikation, Region und Verfügbarkeit ab. Eine feste Besetzungsfrist sollte nur genannt werden, wenn sie tatsächlich vereinbart ist.

Für planbare Auftragsspitzen lässt sich ein zeitlich begrenzter Einsatz abstimmen. Während der Zusammenarbeit können Sie außerdem sehen, wie die Person mit den konkreten Aufgaben zurechtkommt. Eine spätere direkte Einstellung ist eine gesonderte Entscheidung; mögliche Bedingungen und Kosten sind vorab zu klären. Der Einsatz sollte nicht als unverbindliche „Testphase“ ohne die geltenden Schutzvorgaben dargestellt werden.

Bei dauerhaftem, gut planbarem Bedarf kann eine eigene Einstellung besser passen. Auch sehr lange Einarbeitungszeiten oder schwer übertragbares Spezialwissen können gegen einen kurzen Einsatz sprechen. In allen Fällen bleiben die betriebliche Anleitung, ein vorbereiteter Arbeitsplatz und die laufende Abstimmung notwendig.

Warum ein kurzer Einsatz einen Kostenvorteil bringen kann

Für einen Bedarf von drei Wochen müssen Sie auch bei einer eigenen Einstellung Kandidaten finden, auswählen und einstellen. Dazu kommen die laufende Personalverwaltung und die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Ein Personaldienstleister kann einen Teil dieser Arbeit übernehmen. Ob dadurch Kosten sinken, hängt unter anderem davon ab, wie aufwendig Ihre eigene Suche wäre und ob passende Personen rechtzeitig verfügbar sind.

Die Löhne und Sozialaufwendungen verschwinden dabei nicht. Sie fließen in die Kalkulation des Dienstleistungspreises ein. Ein Vorteil entsteht, wenn die angebotene Leistung einschließlich Ihrer verbleibenden Aufwände insgesamt günstiger ist als die verfügbare Alternative.

Für einen fairen Vergleich gehört eine befristete Direkteinstellung auf die Liste, sofern sie im konkreten Fall rechtlich zulässig und praktisch möglich ist. Ein nur vorübergehender betrieblicher Bedarf kann ein sachlicher Grund für eine Befristung sein. Die Voraussetzungen und die erforderliche Form müssen im Einzelfall erfüllt sein. § 14 TzBfG

Rechenbeispiel: eine zusätzliche Person für drei Wochen

Alle folgenden Beträge sind frei gewählte Rechenannahmen. Sie sind weder Marktpreise noch ein Angebot von ARWA. Der Vergleich zeigt, welche Kostenblöcke relevant sind. Er unterstellt, dass beide Varianten dieselbe Aufgabe mit gleicher Qualifikation und Produktivität erfüllen und rechtzeitig beginnen können.

Geplant sind drei Wochen mit jeweils 40 bezahlten Einsatzstunden, insgesamt 120 Stunden einschließlich derselben vorgesehenen Einarbeitungszeit. Verglichen werden Zeitarbeit und eine zulässige, auf diese drei Wochen begrenzte Direkteinstellung. Der Betrieb ist im Beispiel vollständig zum Vorsteuerabzug berechtigt; deshalb wird ohne abzugsfähige Umsatzsteuer gerechnet. Schicht-, Fahrt- und sonstige Zusatzkosten fallen in diesem fiktiven Fall nicht an.

Kostenblock	Eigene befristete Einstellung	Zeitarbeit
Personalaufwand für 120 Stunden	120 × 24 € = 2.880 €	Im Verrechnungssatz enthalten
Verrechnungssatz für 120 Stunden	Entfällt	120 × 30 € = 3.600 €
Suche, Auswahl und Vertragsvorbereitung	850 €	Im Verrechnungssatz enthalten
Interne Einarbeitung und Unterweisung	300 €	300 €
Laufende interne Verwaltung beziehungsweise Abstimmung	150 €	120 €
Gesamt	4.180 €	4.020 €

Die 24 Euro der Direkteinstellung stehen hier für den kalkulierten gesamten Personalaufwand je bezahlter Stunde einschließlich der für diesen Fall angesetzten Arbeitgebernebenkosten und sonstigen Vergütungsbestandteile. Sie sind kein Bruttostundenlohn. Die 300 Euro betreffen ausschließlich zusätzliche interne Betreuungszeit und Vorbereitung; die Vergütung der eingearbeiteten Person wird nicht noch einmal berechnet. Die 850 Euro betreffen einmalige Suche und Einstellung, die 150 Euro die anschließende Verwaltung. So werden dieselben Tätigkeiten nicht doppelt angesetzt.

Unter diesen Annahmen ist die Zeitarbeit um 160 Euro, also rund 3,8 Prozent, günstiger. Die Kosten sind bei einem Verrechnungssatz von rund 31,33 Euro je Stunde gleich: (4.180 € − 300 € − 120 €) ÷ 120 Stunden. Oberhalb dieses Wertes wäre die Direkteinstellung im Beispiel günstiger, solange alle übrigen Annahmen unverändert bleiben.

Eine Gegenrechnung zeigt, wie stark das Ergebnis von Ihrer Situation abhängt: Steht bereits ein geeigneter Bewerber bereit und sinken Suche, Auswahl und Vertragsvorbereitung von 850 auf 200 Euro, kostet die Direkteinstellung nur noch 3.530 Euro. Sie wäre dann 490 Euro günstiger als die Zeitarbeit. Den Vergleich sollten Sie daher mit Ihrem tatsächlichen Personalaufwand und einem konkreten Angebot durchführen.

Krankheit und Ausfälle richtig berücksichtigen

Wenn eine eingeplante Person ausfällt, zählt neben der Abrechnung auch die Frage, wie die Arbeit erledigt wird. Kann der Personaldienstleister Ersatz stellen? Welche Qualifikation ist verfügbar, wie lange dauert die Besetzung und muss jemand erneut eingearbeitet werden? Eine vereinbarte Ersatzlösung kann für einen kurzen Einsatz wirtschaftlich wichtig sein. Eine sofort verfügbare Vertretung lässt sich daraus nicht ableiten.

Klären Sie vor Vertragsabschluss, ob nicht geleistete Stunden berechnet werden, welche Meldungen erforderlich sind und welche Leistungen bei einem Ausfall vereinbart sind. Auch bei einer Abrechnung ausschließlich geleisteter Stunden können Ihrem Betrieb Kosten durch Unterbrechungen, Abstimmung oder erneute Einarbeitung entstehen.

Für die Direkteinstellung wäre ein pauschaler Zuschlag für Krankenlohn ebenfalls ungenau. Der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht grundsätzlich erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Gerade bei einer neu beginnenden dreiwöchigen Beschäftigung muss deshalb der tatsächliche Anspruch geprüft werden; abweichende Vereinbarungen sind gesondert zu berücksichtigen. § 3 EntgFG

Das Rechenbeispiel enthält keinen Krankheitsfall. Wenn Ausfälle für Ihre Entscheidung wesentlich sind, rechnen Sie ein zusätzliches Szenario für beide Varianten: mit der jeweiligen Ausfalldauer, den vertraglich beziehungsweise arbeitsrechtlich anfallenden Kosten und den Kosten einer Vertretung. Umsatzverlust ist dabei nicht automatisch gleich wirtschaftlicher Schaden. Verwenden Sie eine nachvollziehbare betriebliche Größe und rechnen Sie denselben Ausfall nicht gleichzeitig als Ersatzkosten und als vollständig verlorene Leistung.

Flexibilität braucht klare Vereinbarungen

Ein zeitlich begrenzter Einsatz kann zu einer Auftragsspitze passen. Halten Sie Beginn, voraussichtliches Ende, Arbeitszeiten und die Bedingungen für Änderungen fest. Ob sich ein Einsatz vorzeitig beenden oder verlängern lässt und welche Kosten dabei anfallen, richtet sich nach der vereinbarten Zusammenarbeit und den geltenden Vorgaben.

Das Ende des Einsatzes in Ihrem Betrieb ist nicht mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses gleichzusetzen. Der Beschäftigte ist Arbeitnehmer des Personaldienstleisters. Sie sollten deshalb über die Anpassung des vereinbarten Einsatzes sprechen, nicht darüber, eine Zeitarbeitskraft nach Bedarf „zu entlassen“. § 1 AÜG

Auch die Einarbeitung bleibt eine Aufgabe im Einsatzbetrieb. Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Gefahren am Arbeitsplatz müssen erklärt werden. Arbeitsschutzpflichten des Einsatzbetriebs bestehen neben den Pflichten des Personaldienstleisters; die notwendige Unterweisung lässt sich nicht durch einen allgemeinen Hinweis auf dessen Arbeitgeberrolle ersetzen. § 11 Absatz 6 AÜG

Diese Angaben erleichtern Ihre Personalanfrage

Bereiten Sie die Informationen vor, die für Auswahl und Kalkulation tatsächlich gebraucht werden:

• Tätigkeit und erwartete Aufgaben, benötigte Anzahl an Personen sowie Einsatzort.
• Gewünschter Beginn, voraussichtliche Dauer und mögliche Änderungen des Bedarfs.
• Arbeits- und Schichtzeiten, notwendige Qualifikationen und Nachweise.
• Arbeitsplatzbedingungen, besondere Gefährdungen sowie erforderliche Ausrüstung.
• Zuständige Person für Einarbeitung, tägliche Abstimmung und Stundenbestätigung.
• Fragen zu Verrechnungssatz, Zuschlägen, Zusatzleistungen, Ausfall und Ersatzgestellung.
• Bedingungen für Verlängerung, vorzeitiges Einsatzende und gegebenenfalls spätere Übernahme.

Lassen Sie sich außerdem die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung nachweisen. Der Vertrag muss ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung bezeichnet sein, und die eingesetzte Person muss vor Beginn des Einsatzes namentlich benannt werden. Fehlt eines davon, kann kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis mit Ihrem Betrieb entstehen. § 1 AÜG § 10 AÜG

Vergleichen Sie Angebote auf dieser gemeinsamen Grundlage. Ein niedrigerer Stundenpreis ist wenig aussagekräftig, wenn Leistungsumfang, Zuschläge oder zugesagte Verfügbarkeit voneinander abweichen.

Wenn Sie Ihren Bedarf mit einem Anbieter besprechen möchten, können Sie eine Personalanfrage bei ARWA stellen. Für einen örtlichen Ansprechpartner steht die ARWA-Standortübersicht zur Verfügung.