Ein neuer Kollege kann Erfahrung mitbringen und trotzdem die Abläufe Ihres Betriebs noch nicht kennen. Damit Zusammenarbeit gelingt, müssen Aufgaben, Zuständigkeiten und Informationswege verständlich sein. Das gilt für Stammkräfte ebenso wie für Beschäftigte, die über einen Personaldienstleister hinzukommen.
Die gemeinsame Aufgabe benennen
Klären Sie zu Beginn einer Schicht oder eines Arbeitsabschnitts, welches Ergebnis erreicht werden soll und wer welchen Teil übernimmt. „Wir helfen alle mit“ beschreibt noch keine Zuständigkeit. Für eine Auftragsbearbeitung kann beispielsweise eine Person Unterlagen prüfen, eine zweite Daten erfassen und eine dritte die Freigabe übernehmen.
Die Aufteilung muss zu Qualifikation und Befugnis passen. Teamarbeit bedeutet nicht, dass jede Person jede Fachaufgabe ausführen darf. Fragen Sie bei einer unklaren Vertretung nach, bevor eine notwendige Prüfung oder Freigabe ausfällt.
Neue Teammitglieder einbeziehen
Benennen Sie eine erreichbare Ansprechperson für die Einarbeitung. Erklären Sie die üblichen Kommunikationswege und zeigen Sie, wo wichtige Informationen stehen. Prüfen Sie, ob Zugänge, Arbeitsmittel und notwendige Einweisungen vorhanden sind. Die VBG beschreibt die Vorbereitung und Unterweisung von Zeitarbeitsbeschäftigten als abgestimmte Aufgabe mit getrennten Zuständigkeiten. VBG: Unterweisung
Lassen Sie neue Beschäftigte einen Ablauf in eigenen Worten wiedergeben. So lässt sich eine Unklarheit erkennen, ohne bloß zu fragen, ob „alles verstanden“ sei. Ein kurzes Gespräch ersetzt dabei keine erforderliche Unterweisung oder fachliche Anleitung.
Übergaben auf offene Punkte konzentrieren
Eine Übergabe muss erkennen lassen, was abgeschlossen ist, was noch bearbeitet wird und wo eine Entscheidung fehlt. Nutzen Sie die im Betrieb vereinbarten Systeme. Zusätzliche private Listen können problematisch sein, wenn verschiedene Personen anschließend mit unterschiedlichen Ständen arbeiten.
Fiktives Beispiel für eine kurze Übergabe:
- Auftrag 17 ist abgeschlossen und im System bestätigt.
- Bei Auftrag 18 fehlt eine Freigabe; die zuständige Person wurde informiert.
- Auftrag 19 ist vorbereitet, wurde aber noch nicht begonnen.
Entscheidend ist, dass die nächste Person weiß, was sie tun darf und an welcher Stelle eine Rückfrage nötig ist. Vertrauliche Informationen gehören nur in die dafür vorgesehenen betrieblichen Wege.
Rückfragen und Fehler besprechbar machen
Wer einen unklaren Arbeitsschritt früh anspricht, hilft dem Team, den Ablauf zu prüfen. Reagieren Sie auf Rückfragen deshalb mit einer konkreten Erklärung. Wird derselbe Punkt wiederholt missverstanden, prüfen Sie auch die Anleitung und Organisation.
Eine kurze Rückschau kann drei Fragen behandeln: Was hat funktioniert? Wo ging eine Information verloren? Welche einzelne Änderung testen wir beim nächsten Mal? Legen Sie fest, wer diese Änderung umsetzt. Besprechen Sie persönliche Kritik in einem geeigneten Rahmen; dazu hilft der Ratgeber Konstruktives Feedback.
Zuständigkeiten des Arbeitgebers beachten
Im Einsatzbetrieb werden tägliche Aufgaben abgestimmt. Vertragliche Fragen und Änderungen des vereinbarten Einsatzes gehören zusätzlich zur Disposition des Zeitarbeitsunternehmens. Neue Beschäftigte sollten wissen, wie sie beide Ansprechpartner erreichen.
Wenn ein Konflikt über die normale Aufgabenabstimmung hinausgeht, lesen Sie Konflikte im Unternehmen. Für den eigenen Einstieg gibt es außerdem die Checkliste zum ersten Arbeitstag.